Die Kommunikation des Aufsichtsrats innerhalb der Gesellschaft beschränkt sich grundsätzlich auf den Vorstand. Insbesondere hat der Vorstand dem Aufsichtsrat die für seine Aufgabenerfüllung erforderlichen Informationen im Rahmen der Berichtspflicht zur Verfügung zu stellen. Dieser Beitrag befasst sich mit der aktuell diskutierten Frage, ob der Aufsichtsrat darüber hinaus berechtigt und ggf. verpflichtet ist, Informationen „am Vorstand vorbei“ von Mitarbeitern einzuholen.

I. Einführung

Eine Kommunikation des Aufsichtsrats mit den Mitarbeitern der Gesellschaft sieht das Aktiengesetz nicht ausdrücklich vor. Nach der Kompetenzordnung im Aktienrecht ist jedenfalls eine Kommunikation des Aufsichtsrats mit dem Ziel, Mitarbeiter bei ihrer Tätigkeit zu beraten oder hierauf Einfluss zu nehmen, ausgeschlossen. Hierbei handelt es sich um eine Geschäftsführungsmaßnahme, die in den Kompetenzbereich des Vorstands fällt und dem Aufsichtsrat untersagt ist.

Es stellt sich aber die Frage, ob der Aufsichtsrat zum Zweck der Erfüllung seiner Aufgaben Informationen von Mitarbeitern einholen bzw. erhalten darf.

Beispiele hierfür bilden folgende Fragestellungen:

• Darf sich der Aufsichtsrat an den Compliance-Officer wenden, wenn der Verdacht besteht, dass Vorstandsmitglieder in eine Kartellabsprache verwickelt sind?

• Darf der Aufsichtsrat für die Entscheidung über eine zustimmungspflichtige M&A-Transaktion den Leiter der Rechtsabteilung zu den rechtlichen Risiken befragen?

• Darf der Aufsichtsrat zur Überprüfung der Wirksamkeit der internen Revision Informationen von dessen Leiter einholen?

• Darf sich umgekehrt der Compliance- Officer unmittelbar an den Aufsichtsrat wenden, wenn Anhaltspunkte für die Beteiligung des Vorstands an Schmiergeldzahlungen bei einem Geschäftsabschluss im Ausland bestehen?

Für die Beantwortung dieser Fragen ist zwischen der Informationseinholung auf Initiative des Aufsichtsrats und der Informationserteilung auf Initiative von Mitarbeitern zu differenzieren.

II. Informationseinholung auf Initiative des Aufsichtsrats

Grundvoraussetzung für eine effektive Erfüllung der Aufgaben des Aufsichtsrats ist, dass er fortlaufend und in angemessenem Umfang Informationen erhält. Hierfür stehen ihm verschiedene Informationsquellen zur Verfügung. Primär kann sich der Aufsichtsrat durch die Berichte des Vorstands nach § 90 AktG informieren. Darüber hinaus sieht das Aktienrecht eine Zahl von vorstandsunabhängigen Informationsquellen vor, insbesondere:

• Auskünfte des Abschlussprüfers, der an den Verhandlungen des Aufsichtsrats oder Prüfungsausschusses teilnimmt,

• Beauftragung von Sachverständigen für bestimmte Aufgaben,

• Zuziehung von Sachverständigen und Auskunftspersonen in Aufsichtsratssitzungen für die Beratung über einzelne Gegenstände,

• Einsichtnahme in die Bücher und Schriften der Gesellschaft.

Den vollständige Beitrag lesen Sie in der Zeitschrift BOARD, Ausgabe 5 / 2015 auf den Seiten 184 ff.